아산시애인체육회 문서규정

2022년 2월 24일 제정

제１장  총  칙

제1조 (목적) 이 규정은 아산시장애인체육회(이하 “장애인체육회”라 한다)의 문서의 작성 및 처리, 서식에 관한 사항을 정함으로써 문서사무의 간소화ㆍ표준화를 도모하고 업무의 효율을 높이는 것을 목적으로 한다.

제2조 (적용범위) 장애인체육회에서의 문서취급은 이 규정이 정하는 바에 의하며, 정하지 아니한 사항은 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」을 따른다.

제3조 (정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. “문서”라 함은 장애인체육회가 대내 또는 대외적으로 업무상 필요에 의하여 작성 또는 시행되는 문서(도면․사진․디스크․필름․슬라이드 및 전자문서등의 특수 매체기록을 포함한다. 이하 같다) 및 장애인체육회가 접수하는 모든 문서를 말한다.
2. “정보통신망”이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집․가공․저장․검색․송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.
3. “전자문서” 라 함은 컴퓨터 등 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송․수신 또는 저장된 문서를 말한다.
4. “서명”이라 함은 기안자․검토자․협조자․결재권자 또는 발신명의인이 문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.
5. “전자이미지서명”이라 함은 기안자․검토자․협조자․결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 표시한 서명을 말한다.
6. “전자 직인”이라 함은 전자문서의 작성기관 및 변경여부를 확인할 수 있도록 특수 암호화방식을 이용하여 전자 직인 생성키(전자직인을 생성하기 위하여 이용하는 전자적 정보를 말한다)로 생성한 정보로서 당해 전자문서에 고유한 것을 말한다.
7. “전자이미지직인”및 “전자이미지특수인”(이하 “전자이미지인장”이라 한다)이라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 이미지 형태로 사용되는 직인 및 특수인을 말한다.
8. “문서주관부서”라 함은 문서수발사무 등 문서에 관한 사무를 주관하는 팀을 말한다.
9. “처리부서”라 함은 문서내용의 처리를 맡아보는 팀을 말한다.

제２장  문서관리

제4조 (문서의 종류) 문서의 종류는 다음 각 호의 구분에 따른다.
1. 일반문서 : 처리부서에서 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 모든 문서

가. 내부결재문서 : 처리부서 내부적으로 계획 수립, 처리방침 결정, 업무보고, 소과

사항 검토 등을 위하여 결재를 받는 문서

나. 대내문서 : 장애인체육회 내 처리부서 상호간 협조를 하거나 보고 또는 통지를

위하여 수신·발신하는 문서

다. 대외문서 : 장애인체육회 이외의 다른 기관이나 단체 등과 수신·발신하는 문서
2. 비밀문서 및 대외비문서 : 일반문서 중 보안업무 취급요령에 따라 비밀 및 대외비

로 분류·관리되는 문서

제5조 (문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 결재권자가 해당 문서에 서명(전자이미지서명, 전자문자 서명 및 행정전자서명을 포함한다. 이하 같다.)의 방식으로 결재함으로써 성립한다.
② 문서는 수신자에게 도달(전자문서의 경우 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템에 입력되는 것을 말한다.)됨으로써 효력이 발생한다.

제6조(문서의 작성) ① 문서는 한글 표준어로 가로쓰기하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있다.
② 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고, 이해하기 쉽게 작성하되, 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 그 항목을 순서(항목구분이 숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순을 말한다)대로 표시하고, 상위항목부터 하위항목까지 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮의 형태로 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -, · 등과 같은 특수기호로 표시할 수 있다.
③ 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있다.
④ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 쓴다.
⑤ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시하며, 시ㆍ분은 24시간제에 따라 숫자로 표기하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다.
⑥ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지(A4)로 한다.

제7조 (문서의 수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 재작성하여 결재를 받아야한다.

제8조 (문서의 간인) 다음 각 호에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 회장이 정하는 바에 따라 간인하여야 한다.
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 기타 결재권자가 간인이 필요하다고 인정하는 문서

제9조 (발신명의) 문서의 발신명의는 회장으로 한다.

제10조 (문서의 기안)  ① 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니한다.
② 문서의 기안은 회장이 정하는 기안문서(이하 “기안문”이라 한다)로 하여야 한다. 다만, 정기보고 또는 수시보고, 경미한 사항의 허가․인가․증명서교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서 및 비치문서는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.
③ 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 동일한 기안용지에 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정되는 때에는 제１안․제２안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다.
④ 기안문의 결재란에는 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다)를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 문서는 이를 생략할 수 있다.
1. 검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서

2. 제증명 발급, 회의록 기타 단순사실을 기록한 문서

3. 일상적․반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

제11조 (검토 및 협조) ① 문서의 내용이 다른 부서의 업무와 관련이 있는 때에는 그 부서의 협조를 받아야 한다.
② 제1항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제12조 (결재 및 위임전결) ① 문서는 회장의 결재를 받아야 한다.
② 회장은 사무처리의 신속과 능률화를 위하여 사무의 일부를 부회장, 사무국장, 과장, 각 팀장 등에게 [별표 1]과 같이 위임하여 처리할 수 있다.
③ 결재권자가 휴가․출장 기타의 사유로 상당기간 부재중이거나 긴급한 문서의 경우에 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자의 후열을 받아야 한다.

제13조 (시행문의 작성)  ① 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 회장이 정하는 바에 따라 수신자별로 시행문서(이하 “시행문”이라 한다)를 작성하여야 한다. 다만, 전신․전신타자 또는 전화로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다.
② 시행문에는 그 처리담당자의 소속부서․성명과 전화번호를 기재하여야 한다.

제14조 (직인날인 및 서명) ① 회장 명의로 발신하는 문서의 시행문과 임용장․상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인(전자이미지 직인을 포함한다. 이하 같다)을 찍고, 보조부서의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 보조부서의 장이 서명(전자이미지서명을 포함한다. 이하 같다)을 한다. 다만, 전신․전신타자․전화로 발신하는 문서에는 직인을 찍지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 회장이 정하는 바에 따라 직인을 찍는 것을 생략할 수 있다.
② 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

제15조 (문서의 발송)  ① 시행문은 정보통신망을 이용하여 처리부서에서 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 사정으로 우편․인편 또는 모사전송의 방법을 이용하는 경우에는 문서주관부서에서 발송을 하되, 신속한 전달이 필요하거나 처리부서에서 발송 장비를 운용하고 있는 등 특별한 사유가 있는 경우에는 회장은 발송책임자를 지정하여 처리부서에서 직접 발송하게 할 수 있으며, 보조부서의 명의로 발신하는 문서는 처리부서에서 발송하여야 한다.
② 회장의 명의로 발신하는 문서 중 내용이 중요한 문서는 인편․등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.
③ 전자이미지직인을 찍은 문서 중 정보통신망을 이용하여 시행할 수 없는 문서는 출력하여 시행할 수 있다.

제16조 (문서의 접수․처리)  ① 문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 접수한 문서에는 접수등록번호를 전자적으로 표시하여야 한다.
② 문서를 받은 처리부서 문서처리인의 해당란을 기입한 후 부서의 공람서명을 거치지 아니하고 위임전결의 내용에 의한 문서처리부서의 장의 선결을 받아 처리하되 내용이 중요하여 사전에 결재권자의 방침을 요하는 경우에는 사전 보고 후 처리한다. 다만, 부득이한 사유로 선결을 받을 수 없거나 일상업무에 관한 문서로서 그 내용이 경미한 경우에는 그러하지 아니한다.
③ 제2항의 규정에 의한 선결을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

제17조 (문서의 보존기간)  ① 문서의 보존기간은 3종(영구, 5년, 3년)으로 하며, 문서의 종류별 보존기간은 다음 각 호와 같다.
1. 영구

가. 총회·이사회 기록물

나. 인사 기록물

다. 정관·규정 등의 기록물

라. 표창 및 징계 기록물
2. 5년 보존 문서

가. 예산집행, 결산, 감사 등의 관계기록물

나. 보수 및 자금운영, 금전출납에 관한 기록물

다. 그 밖에 기록물로서 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 기록물
3. 3년 보존 문서

가. 주요업무계획 관계기록물

나. 각종 증명 발급 관계 기록물

다. 주간․월간․분기별 업무계획 수립과 관련된 기록물

라. 그 밖에 기록물로서 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 기록물
② 문서의 보존기간 기산일은 당해문서(1건 문서 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 최근문서를 말한다)를 처리․완결한 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.
③ 보존하고 있는 문서의 보존기간변경 필요성 여부를 검토하여 행정여건의 변화 등에 따라 그 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있다고 인정하는 때에는 회장이 정하는 바에 따라 그 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

제18조 (비밀문서의 보존)  ①장애인체육회가 가지고 있는 문서로서 역사적 가치가 있는 등 보존의 필요가 있는 비밀문서의 원본은 당해문서의 비밀보호기간이 만료되는 때에는 파기 등의 재분류를 하지 아니하고 문서주관부서에 이를 이관하여야 한다.
② 제１항의 규정에 의하여 이관되는 비밀문서의 보존에 관하여 필요한 사항은 회장이 해당부서의 장과 협의하여 정한다.

제19조 (문서의 폐기) ① 문서는 그 보존기간이 경과한 때에 이를 폐기하여야 한다.
② 보존기간이 영구인 문서는 당해 문서처리부서의 장 또는 문서주관부서의 장이 당해문서를 보존할 필요가 없다고 인정할 경우에 회장의 승인을 얻어 이를 폐기할 수 있다.

제３장  인장관리

제20조 (종류)  ① 장애인체육회 내 회장 및 직인이 필요한 부서의 장의 직명을 새긴 인장 둔다.

② 전자문서에 사용하기 위한 전자이미지인장은 인장을 전자입력하여 사용하여야 한다.

제21조 (인장관리부서) 인장관리는 문서주관부서에서 한다.

제22조 (규격) 인장의 규격은 회장이 따로 정하되, 그 크기는 일변의 길이가 30밀리미터를 초과할 수 없다.

제23조 (교부) 직인은 문서주관부서에서 새겨 이를 교부한다.

제24조 (재교부 및 폐기)  ① 인장이 분실 또는 마멸되거나 갱신할 필요가 없는 때에는 그 사유를 들어 제23조의 규정에 의한 인장관리부서의 장에게 재교부를 신청할 수 있다.
② 전자이미지인장을 재등록한 경우 즉시 사용중인 전자이미지인장을 삭제하고, 재등록한 인장을 전자입력하여 사용하여야 한다.

제4장  보칙

제25조(보칙) 이 규정에 정한 것을 제외하고는 “공무원법” 및 “충청남도장애인체육회 규정”을 준용한다.

부 칙(2022. 02. 24.)

제1조(시행일)  이 규정은 이사회의 의결을 받은 날부터 시행한다.

〔별표 1〕

위임전결사항

구 분	업 무 내 용			전 결 구 분				회장
				담당 팀장	과장	사무 국장	수석 부회장
1. 사업계획 수립 및 평가	기본계획 수립							O
	세부실행계획 수립					O
	계획의 시행					O
	추진결과분석 평가					O
2. 규정 등 제도정비	규정의 제․개정							O
	제안 및 제도개선					O
3. 예산편성 및 결산	세입․세출예산안 편성							O
	세입․세출 결산안 편성					O
	예산의 조정 및 통제					O
	보조금의 정산					O
4. 복무	해외 출장 및 파견	사무국장 해외출장						O
		과장 이하 해외출장 및 파견					O
	국내출장 및 휴가					O
	조퇴, 외출, 및 시간외 근무					O
	직원의 근태관리					O
	상 훈					O
5. 이사회 안건 및 결의사항								O
6. 위원회 등 운영	위원위촉 및 해임							O
	위원회 운영 (안건)					O
	계획의 시행					O
7. 인사 관계	기구개편, 정원조정							O
	직원의 채용		팀장급 이상					O
			정규직					O
			계약직					O
	징계요구 및 처분							O
	직원의 승진, 휴직, 복직, 인사발령							O
	정기 승급, 대우 직원 선발					O
	인사기록 관리				O
	인사위원회, 징계위원회 운영						O
8. 세출예산 집행품의	건당 1억5천 이상							O
	건당 1억～1억 5천 미만						O
	건당 1억원 미만					O
	경기단체 등 보조금의 지출					O
9. 지출원인 행위						O
10. 수입지출 결의	수입 결의					O
	지출 결의					O
11. 특별기금 관리 운영						O
12. 세입․세출 일계표 잔고 확인					O
13. 가맹단체 후원금 영수증 발급업무					O
14. 세입․세출외 현금 관리					O
15. 보조 사업	보조금 교부신청					O
	보조금 정산보고					O
16. 복리 후생	각종보험 업무 관리					O
	재해보상 관리					O
	기타 직원 후생복지에 관한 사항					O
17. 일반 서무	제증명 발급				O
	비품관리 및 소모품 관리				O
	직원의 업무 분장 및 조정					O
	각종 조사통계에 관한 사무			O
	사무인계 인수					O
	보고서 처리					O
	신원 조회					O
	홈페이지 관리				O
	문서의 통제 및 수발, 보존					O
18. 직원연수	사무국장						O
	과장 이하					O
19. 재산 관리	재산의 취득 구분					O
	재물조사 및 관리					O
	차량관리 및 운영				O
20. 민원 및 분쟁, 소송	진정서 및 민원 처리					O
	제소, 피소, 판결사항							O
	소송 진행에 관한 사항							O
21. 가맹경기 단체 지도	이사회 개최 및 결과보고					O
	임원 인준 승인					O
	육성 및 지원계획					O
	보조사업의 집행 점검 및 확인					O
	체육인 포상 및 징계처리					O
	경기단체 내부분쟁 조정					O
22. 유관기관 과의 협조	정책 사항							O
	중요 사항						O
	일반 사항					O
23. 생활체육진흥	행사계획 수립					O
	계획의 시행					O
	행사 참가 보조					O
24. 전문체육진흥	기본계획 수립					O
	육성 및 지원					O
25. 국제체육 행사 및 교류	국제교류 기본계획 수립						O
	계획의 시행					O
26. 도민 체육 대회	대회 출전계획 및 결과 보고						O
	계획의 시행					O
27. 가맹경기단체대회 참가 및(개최)지원	참가 및 (개최)지원계획 수립					O
	종목별 대회참가 및 (개최) 격려					O